Podpisuj.cz Podpisuj.cz by WOPRO
Pro firmy

Elektronické podpisy pro firmy

Smlouvy, objednávky a personální dokumenty podepsané tentýž den, s cenou za dokument místo za podpis.

Firmy se u elektronických podpisů obvykle zaseknou na dvou věcech: nikdo neví, kolik to bude stát, a nástroj se počítá na uživatele, takže ho má jen jeden člověk a ostatní mu nosí papíry. Obojí řešíme jinak.

Cena se dá spočítat dopředu

Účtujeme dokument, ne podpis. Když smlouvu podepíše jednatel, druhá strana a ještě prokurista, je to pořád jeden dokument a jedna cena. Nemusíte tedy odhadovat, kolik lidí se k čemu připojí.

Balíček patří firmě, ne člověku. Obálky čerpá celý tým ze společného zůstatku a účtů může mít firma kolik chce. Neplatíte za „licence" ani za to, že si podepisování zpřístupníte na obchodním i personálním oddělení.

Co firmy podepisují nejčastěji

  • rámcové a kupní smlouvy, objednávky a jejich potvrzení,
  • pracovní smlouvy, dodatky a poučení (viz HR a personalistika),
  • dohody o mlčenlivosti s dodavateli i zaměstnanci,
  • předávací a akceptační protokoly,
  • souhlasy se zpracováním osobních údajů.

Jak to zavést, aby to lidé používali

  1. Začněte jedním typem dokumentu. Typicky objednávkami nebo NDA, kde je jich hodně a riziko je malé.
  2. Ověřte si jednou totožnost u lidí, kteří podepisují za firmu. Platí dva roky.
  3. Připravte si šablonu PDF s místem na podpisy, ať se pole neumisťují pokaždé znovu.
  4. Když toho začne být hodně, napojte to na svůj systém. Smlouva pak odejde sama ve chvíli, kdy se v CRM uzavře obchod. Viz napojení na vlastní systém.

Co na to právní oddělení

Vystavujeme zaručený elektronický podpis podle článku 26 nařízení eIDAS. Pro soukromoprávní smlouvy, u kterých zákon nepředepisuje zvláštní formu, je to dostatečné a doložitelnější než papír s čmáranicí.

Nestačí to tam, kde předpis vyžaduje úředně ověřený nebo kvalifikovaný podpis: podání vůči úřadům, katastr nemovitostí, obchodní rejstřík. Podrobný přehled je v článku Právní platnost elektronického podpisu v ČR.

Co bude chtít vědět IT

  • Dokumenty leží v úložišti v Evropské unii, přenos je šifrovaný.
  • Fotky dokladů se neukládají na naši infrastrukturu.
  • Přístup k dokumentu má vlastník a pozvaní podepisující, každý přes vlastní odkaz.
  • PDF s aktivním obsahem (JavaScript, automatické akce) odmítáme už při nahrání.

Podrobnosti v článku Kde jsou vaše dokumenty a jak jsou chráněné.

Platí se dokument, ne podpis. Ať smlouvu podepíše jeden člověk nebo 100, je to jedna obálka. 3 dokumenty měsíčně, kde podepisujete jen vy, máte zdarma. Podrobnosti v ceníku.