Nábor a mzdy

HR a personalistika

Pracovní smlouvy, dodatky, dohody a mzdové výměry podepsané dřív, než nový člověk nastoupí.

Nový člověk nastupuje v pondělí a personalistka do pátku shání podpisy na smlouvu, mzdový výměr, poučení a souhlasy. Tiskne, obíhá, skenuje, zakládá. Elektronicky je to hotové ještě před nástupem.

Co se tímhle způsobem podepisuje

• pracovní smlouvy a jejich dodatky (změna mzdy, pozice, úvazku),
• dohody o provedení práce a o pracovní činnosti,
• mzdové výměry a platové dekrety,
• poučení o BOZP, o ochraně majetku, o mlčenlivosti,
• souhlasy se zpracováním osobních údajů a s používáním fotografií,
• dohody o svěřených prostředcích, notebooku, telefonu, autě,
• dohody o rozvázání pracovního poměru.

Jak to vypadá

1. Vygenerujete smlouvu ze svého systému jako PDF.
2. Nahrajete ji, umístíte podpisová pole a přidáte nastupujícího.
3. Podepíšete jako první vy, nastupujícímu přijde e-mail s odkazem.
4. Ověří se dokladem, přečte a podepíše. Hotový dokument dostanou obě strany.

Jedna obálka pokryje celý dokument, takže když smlouvu podepisuje zaměstnanec i dva jednatelé, platíte pořád jednou.

Co tím získáte

• Ověřenou totožnost. U pracovní smlouvy je to podstatnější než jinde, protože ji podepisujete s někým, koho často vidíte poprvé.
• Doložitelnost. Auditní list ukáže, kdy přesně člověk poučení podepsal. To se hodí, když se později řeší, co věděl a od kdy.
• Konec šanonů. Podepsané dokumenty zůstávají dostupné bez časového omezení, takže je nemusíte archivovat papírově.