Mlčenlivost a GDPR

NDA a souhlasy

Dohody o mlčenlivosti a souhlasy se zpracováním údajů s doložitelným kdo a kdy.

Dohoda o mlčenlivosti má cenu jen tehdy, když v případě úniku dokážete, kdo ji podepsal a kdy. Souhlas se zpracováním údajů má cenu jen tehdy, když ho umíte doložit dozorovému úřadu. U obojího je podstatná právě doložitelnost.

Co se tímhle způsobem podepisuje

• dohody o mlčenlivosti (NDA) jednostranné i vzájemné,
• doložky o mlčenlivosti pro dodavatele a subdodavatele,
• souhlasy se zpracováním osobních údajů,
• souhlasy s pořízením a užitím fotografií a videa,
• souhlasy s marketingovým oslovením,
• poučení a prohlášení podle vnitřních směrnic.

Proč je tady ověření podstatné

U NDA i u souhlasu se v případě problému řeší jediná otázka: opravdu to podepsal ten člověk? Naskenovaný podpis ani zaškrtnuté políčko na to neodpovídají. Ověření dokladem ano.

K podpisu se navíc uloží přesné znění, které člověk odsouhlasil. U souhlasů to bývá důležitější než podpis samotný, protože se text v čase mění a musíte umět prokázat, s čím konkrétně kdo souhlasil.

Jak to vypadá

1. Nahrajete NDA nebo formulář souhlasu.
2. Přidáte druhou stranu, případně víc lidí najednou (například celý tým dodavatele).
3. Každý se ověří a podepíše. Vám přijde hotové PDF s auditním listem.

Když NDA podepisuje pět lidí z dodavatelské firmy naráz, je to jedna obálka, ne pět podpisů k zaplacení.

Co tím získáte

• Doložitelnost. Kdo, kdy, z jaké adresy, a s jakým přesným zněním.
• Rychlost. NDA před schůzkou se dá vyřídit za deset minut, ne za týden.
• Pořádek. Všechny souhlasy na jednom místě, dohledatelné podle jména.