Podpisuj.cz Podpisuj.cz by WOPRO
Návod

Elektronický podpis smlouvy

Jak podepsat smlouvu elektronicky tak, aby u případného sporu obstála.

Podepsat smlouvu elektronicky umí dneska kdekdo. Těžší je udělat to tak, aby smlouva obstála ve chvíli, kdy druhá strana řekne „to jsem nepodepsal". Tenhle text je návod přesně na to.

Postup krok za krokem

  1. Připravte smlouvu jako PDF. Ideálně vytištěnou do PDF z Wordu, ne naskenovanou. Sken funguje taky, ale hůř se v něm hledá.
  2. Nahrajte ji a myší umístěte podpisová pole tam, kde mají podpisy být. Pole jde přetáhnout i mezi stránkami.
  3. Přidejte druhou stranu jménem a e-mailem. Podepisuje se postupně, takže si můžete určit pořadí.
  4. Ověřte si totožnost. Vyfotíte doklad a sebe. Dělá se to jednou za dva roky.
  5. Odešlete. Druhá strana dostane e-mail s odkazem, projde stejným ověřením a podepíše. Nic neinstaluje ani nezakládá účet u nás.
  6. Hotovo. Oba dostanete stejné podepsané PDF s auditním listem.

Co dělá podpis obhajitelným

U sporu se řeší tři otázky a na všechny musíte umět odpovědět:

Kdo podepsal?
Ověření dokladem a selfie s kontrolou živosti. Jméno z dokladu se váže přímo k podpisu.
S čím souhlasil?
Otisk SHA-256 přesného znění dokumentu v okamžiku podpisu. Jakákoli pozdější změna se pozná.
Kdy to bylo?
Časové razítko podle RFC 3161 od externí autority, ne jen hodiny našeho serveru.

Naskenovaný podpis vložený do PDF neodpoví ani na jednu z nich. Proto je z hlediska důkazní síly skoro bezcenný, i když vypadá stejně.

U jakých smluv to funguje

U naprosté většiny toho, co firmy a živnostníci podepisují: kupní, nájemní, příkazní smlouvy, smlouvy o dílo a o spolupráci, objednávky a jejich potvrzení, dohody o mlčenlivosti, předávací protokoly.

Kdy elektronický podpis nestačí. Tam, kde zákon vyžaduje úředně ověřený podpis, kvalifikovaný elektronický podpis nebo notářský zápis: podání vůči úřadům, vklad do katastru nemovitostí, zápisy do obchodního rejstříku a část pracovního práva. Podrobně to rozebíráme v článku Právní platnost elektronického podpisu v ČR.

Jedna praktická rada na závěr

Nejvíc sporů nevzniká z toho, kdo smlouvu podepsal, ale z toho, co v ní nebylo. Elektronický podpis vám dá pořádek v tom prvním. To druhé je pořád na vás.

Platí se dokument, ne podpis. Ať smlouvu podepíše jeden člověk nebo 100, je to jedna obálka. 3 dokumenty měsíčně, kde podepisujete jen vy, máte zdarma. Podrobnosti v ceníku.